Si, puede incluir mensajes en las boletas, para ello debe primero registrarlos. Para registrarlos, ingrese al Sistema de Agua Potable, sección “Registros”, opción “Registro Mensaje para Boletas”.

Si desea ingresar un mensaje nuevo, debe seleccionar la hoja en blanco, ingresar el código del mensaje y grabar.

Si desea modificar un mensaje existente, debe posicionarse en el campo de “Código”, presionar F1, seleccionar el mensaje a modificar, seleccionar el icono de check y la hoja con flechas azules; modifique el mensaje y grabe.

Cuando realice la emisión de las boletas, en la sección de “Mensajes”, ingrese los códigos de los mensajes para poder incluirlos en la boleta.

Recuerde considerar que el máximo de mensajes a incluir en la boleta no puede exceder de cinco.

Para pagar la factura de subsidios emitida a la municipalidad, ingrese al sistema de agua potable, sección “Registros” y opción “Pago Facturas Municipalidad”. Ingrese el rut de la municipalidad y seleccione la factura a pagar, fecha, forma de pago y grabe.

También se puede pagar la factura de subsidio desde la opción pago de cuentas, en ella verá al final de la misma un botón con un ícono cuya figura es una bolsa de dinero, haga un click sobre el y llegará al ismo punto que se señala en el párrafo anterior.

Para ingresar las actividades económicas del SII, debe ingresar al sistema de agua potable e ir a la sección de “Tablas Generales”, opción “Actividades Económicas”. Ahí verá el listado actual de actividades económicas, el cual se puede modificar si es necesario (seleccione hoja blanca con flechas) o puede ingresar uno nuevo (seleccionando la hoja blanca)

Sí y para ello debe sacar la planilla Excel correspondiente y se indicará los socios que están afectos a la multa. Luego debe guardarse y cargar el proceso.

Sí, puede disponer de un listado de Pagos eliminados. Para ello ingrese al sistema, opción “Consultas” y luego “Pagos  Eliminados”.  Se le abrirá una ventana donde debe indicar si quiere el listado de boletas, facturas o pagos anticipados, además de indicar la fecha inicial y final de la consulta. Luego presione el botón imprimir.

Para poder emitir la factura de subsidio para la municipalidad debe ingresar al sistema, opción “Listados”, luego seleccionar la opción “Factura Municipalidad” y si el documento es exento o afecto. Con esto se abrirá una ventana que debe completar; le van a aparecer fecha, Rut y subsidio del mes al que corresponde, por ejemplo.

Una vez completada la ventana debe presionar el botón de impresora para que ésta se genere.

El sistema de agua potable no emite certificados de disponibilidad o factibilidad, pero si emite un documento tributario electrónico cuando se solicita algún certificado. Para ello debe acceder al Sistema de Agua Potable, luego menú “Registro”, y la opción Pagos (Varios-Certificados- Gastos). Seleccione la opción “Certificado” e indique que es uno nuevo (ícono con hoja blanca). El sistema considera que los certificados son pagados, por lo que el sistema le va a consultar el tipo de boleta (afecta o exenta) que se va a emitir. Llene los campos que le van a aparecer en la pantalla y finalmente presione el ícono de grabar.

Una vez hecho ésto, el documento emitido deberá ser enviado al SII y revisar si es aceptado o rechazado

Una vez que se haya emitido la boleta del certificado y ésta haya sido aceptada por el SII, debemos proceder a su pago. Para ello debe acceder al Sistema de Agua Potable, luego menú “Registro”, y la opción “Pago de Cuentas”. Una vez en la pantalla de pago de cuentas vaya a la barra inferior donde se encuentran varios ícono. Escoja el quinto ícono de derecha a izquierda “Pago de Certificados” y se le abrirá una ventana. En dicha ventana vaya a la sección de certificados y coloque el número de documento y presione Enter. Luego vaya a la sección de antecedentes del pago y coloque los datos que se le solicitan. Una vez ingresados, grabe la operación.

Para pagar el abono de una boleta/factura de incorporación debe acceder al Sistema de Agua Potable, luego menú “Registro”, y la opción “Pago de Cuentas”. Una vez en la pantalla de pago de cuentas vaya a la barra inferior donde se encuentran varios íconos. Escoja en ícono n°11, Pago Incorporaciones-Participación-Materiales, representado por una Carpeta Amarilla y una mano. Luego se le abrirá una ventana y seleccione la opción incorporación.

En la nueva ventana, en la sección de “Condiciones Comerciales” seleccione el tipo de documento (Boleta/Factura) e ingrese el número de documento. Presione Enter y le aparecerán todos los datos de la boleta/factura. Ingrese la información del pago y presione grabar.

Para registrar un nuevo subsidio, en primer lugar debe establecer si el beneficiario nunca a tenido subsidio, en cuyo caso se procede de la siguiente forma:

• Ingrese al Sistema de Agua Potable, en la carpeta Registros seleccione la opción de “Subsidios”, y seleccione Nuevo (cuyo ícono es la hoja blanca). Posterior a ello, se le habilitarán los campos que deben ser llenados, como por ejemplo, el Rut de la Municipalidad, Rut del Socio/Usuario, dirección dentro de otros datos. Debe tener además, el decreto que otorga el subsidio y los años asignados.

Una vez ingresada toda la información, debe grabarla.

En caso de que el beneficiario haya tenido subsidio, cuya vigencia se ha terminado y le han otorgado uno nuevo, entonces verifique que el subsidio anterior que se encuentra finalizado, tenga la fecha de término y el correspondiente decreto que coloca fin a dicho subsidio, posteriormente proceda de la misma forma en que lo hace para un subsidio nuevo indicado en el punto anterior.

Si, puede transferirse un empalme de un socio/usuario a otro. Para ello debe ingresar al Sistema de Agua Potable, carpeta Procesos, opción “Transferencia de Empalme”. Debe ingresar los datos solicitados y una vez que esté todo listo y revisado,  se presiona el ícono de ejecutar.

Hay que recordar que la transferencia de empalme a un nuevo socio/usuario, implica que se le transfiere la deuda y todo lo que tiene ese empalme.

Si por algún motivo tiene que modificar el rut a algún socio/usuario, ingrese al Sistema de Agua Potable, carpeta Procesos, opción “Cambio de RUT”. Complete los datos solicitados y ejecute el proceso.

Para poder cambiar alguna tarifa el proceso es el siguiente: primero debe dar término a la tarifa actual (dar de baja) y posteriormente debe crear una nueva tarifa.

Es así como debe ingresar a la carpeta “Registros” del sistema de agua potable y luego seleccionar la opción “Tabla de Tarifa”.

Una vez seleccionada esta opción se le abrirá una ventana donde primero debe seleccionar si la tarifa a modificar corresponde a la tarifa de socios o de usuarios. Posteriormente debe indicar el tipo de tarifa (Cargo Fijo o Consumo, por ejemplo) y establecer su clasificación. En la sección de clasificación esta puede ir de 0 hasta 99 lo que nos permite tener hasta 100 tablas de tarifas diferentes, en que cada tabla puede tener todos los tramos que se necesiten.

Posteriormente, posiciónese sobre el campo “Código” y presione F1 para que el sistema le entregue un listado de tarifas. Seleccione la última tarifa vigente que desea cambiar y luego pinche el ícono de modificar (que es una hoja en blanco con 2 flechas azules) para que se le habiliten todos los campos. Una vez habilitados todos los campos, debe colocar la fecha de término, por ejemplo: 19/06/2024, y finalmente guardar.

Con esta acción se ha dado término a la tarifa que quiere modificar.

Ahora, se debe crear la nueva tarifa. Para ello proceda seleccionando si es una tarifa para socios o usuarios, el tipo de tarifa (Cargo Fijo, consumo, etc, según corresponda) y su correspondiente clasificación. Posiciónese sobre la sección de código y de preferencia, escriba el mismo código que tenía anteriormente. Luego haga click en el icono de la hoja en Blanco para que se le habiliten los campos. Una vez habilitado los campos, llene el nombre de la tarifa, la fecha de inicio (siguiendo con el ejemplo: 20/06/2024), Tramos (en el caso del consumo) o Diámetro (en el caso del Cargo Fijo), el cargo (si es mensual o único), y el valor. Finalmente grabe la nueva tarifa.

Antes de hacer el proceso de facturación, siempre es recomendable revisar si todos los empalmes tienen lecturas ingresadas.

Para ello, ingrese al Sistema de Agua Potable, luego sección Listados y finalmente opción de “Listas Empalmes sin Lecturas”. Seleccione la ruta y correlativos, junto con la fecha de ingreso de lectura en el caso de que facture mas de una vez en el mes.

Finalmente seleccione el ícono de la impresora y le aparecerá una impresión en pantalla de los empalmes sin lecturas. Si la hoja le sale en blanco, es porque no tiene ningún empalme sin lectura.

En caso de tener asamblea o junta, puede sacar desde el sistema de agua potable un listado de asistencia. Para ello ingrese al Sistema de Agua Potable, luego sección Listados y finalmente opción de “Listado Asistencia Junta”.

Una vez seleccionada la opción se le abrirá una ventana donde debe seguir las indicaciones que se le presentan.

Puede sacar el listado impreso por pantalla seleccionando el ícono de la impresora o puede sacar el listado en formato Excel (seleccionando el ícono correspondiente a una planilla Excel).

Para poder ingresar un nuevo socio/usuario ya sea natural o con personalidad jurídica, debe ingresar al sistema, carpeta de “Registros”, opción “Socios/Usuarios”, y  tener a la vista el rut del nuevo cliente, la dirección (que no necesariamente es la del empalme), correo electrónico, teléfono y giro si corresponde, entre otros datos que le solicita el sistema.

Una vez ingresado toda la información, debe seleccionar el icono de guardar.

Para poder modificar un socio/usuario ya sea natural o con personalidad jurídica, debe ingresar al sistema, carpeta de “Registros”, opción “Socios/Usuarios”. Una vez en la pantalla de Socios/Usuarios debe ingresar el rut del socio/usuario. Si lo desconoce, colóquese dentro de la casilla del rut y presione F1. Al presionar la tecla F1 le aparecerá el listado de todos los socios/usuarios ingresados. Seleccione el socio/usuario que desea modificar, presione Enter y luego selección el icono de Check.

Posterior a seleccionar el icono de check, puede modificar el registro del socio/usuario, seleccionando primero el icono de modificar que es una hoja en blanco con 2 flechas azules. Una vez seleccionada la opción de modificar, se habilitarán todos los campos, modifique lo que corresponda y luego grabe el registro antes de salir.

Puede repetir el mismo proceso descrito en el primer párrafo para revisar si quedó todo Ok.

Idealmente debe registrar que el socio/usuario como persona natural haya fallecido para tener toda la información actualizada. Para ello debe ingresar al sistema, carpeta de “Registros”, opción “Socios/Usuarios”. Una vez en la pantalla de Socios/Usuarios debe ingresar el rut del socio/usuario. Si lo desconoce, colóquese dentro de la casilla del rut y presione F1. Al presionar la tecla F1 le aparecerá el listado de todos los socios/usuarios ingresados. Seleccione el socio/usuario fallecido, Enter y luego selección el icono de Check.

Posterior a seleccionar el icono de check, puede modificar el registro del socio/usuario, seleccionando primero el icono de modificar que es una hoja en blanco con 2 flechas azules. Una vez seleccionada la opción de modificar, se habilitarán todos los campos, y puede seleccionar la opción de “Fallecido”. Luego grabe el registro y después puede salir de la pantalla.

Al socio/usuario se le seguirá facturando hasta que se dé de baja el empalme.

En general es muy difícil que se duplique un empalme, sin embargo dado que este se compone de la ruta-correlativo-comuna-calle, podría duplicarse en el caso por ejemplo que la ruta y correlativo sean iguales, pero la comuna o la calle sean diferentes.

Si encuentra que tiene un empalme duplicado, debe contactarnos para poder revisar los datos, ya que por algún motivo se generó una inconsistencia y hay que corregirla.

En la carpeta de “Registros”,  seleccione la opción de “Corte y Reposición”. Cuando abra la pantalla, seleccionar la casilla de Corte y posteriormente indicar que quiere ingresar un nuevo corte, haciendo click en la hoja blanca que se encuentra al final de la pantalla.

Ingrese el número de cliente, indicar desde donde es el corte, sello, Fecha de Corte y lectura de corte. Finalmente, presione el botón “Grabar”.

En la carpeta de “Registros”,  seleccione la opción de “Corte y Reposición”. Cuando abra la pantalla, seleccionar la casilla de Corte y posteriormente indicar que quiere hacer una modificación haciendo clic en la hoja blanca con flechas azules.

Una vez realizado el click, se abrirá otra ventana, la que le entregará todos empalmes con cortes vigentes. Seleccione el empalme y volverá a la pantalla inicial para que pueda modificar el corte.

Una vez modificado, presione el botón  “Grabar”

Para hacer una nota de crédito debe ingresar a la pantalla de Pago de cuentas, seleccionar el cliente y seleccionar la opción de Nota de Crédito. Debe corroborar que el número de Nota de Crédito a generar sea el correcto. Posteriormente ingrese el monto a descontar y la nueva lectura en caso de ser necesario. La nota de crédito se aplicará a la boleta impaga más antigua.

Al ingresar la nueva lectura, debe tener presente que esta nueva reemplazará a la última lectura ingresada, por lo que si desea corregir una lectura anterior se aconseja saltarse el paso, ya que esa lectura anterior esta reflejada en un documento tributario que no puede ser alterado.

Si ud. no encuentra el archivo CAF de su DTE lo puede bajar desde la página del SII. Para ello, ingrese con su certificado digital a www.sii.cl, servicios online, Factura Electrónica, Sistema de Facturación de Mercado, Timbraje Electrónico y seleccione la opción de “Reobtención de Folios”. Una vez ingresada a esa opción, siga los pasos que le indica el SII.

Si ud. ingresó mal la fecha de depósito o transferencia, debe contactarnos para poder corregir la información de manera interna.

Recuerde que si usted ha establecido que cobrará intereses por atraso en los pagos, para el caso de los pagos con depósito a o transferencia la fecha de pago para el cálculo de intereses corresponderá a estas fechas y no a la fecha en que usted está declarando el pago en el sistema.

En caso de duda no deje de contactarse con nosotros.

Sí, se pueden aplicar descuentos masivos e individuales. Para ello primero debe ejecutar el proceso de cálculo del mes, luego ir a la carpeta de procesos y seleccionar la opción “Descuentos Varios”.

Siga las opciones de selección que le aparecen y luego ejecute.

Se debe considerar que el descuento no puede ser mayor que el valor del consumo de Agua, importante tenerlo en cuenta sobre todo para los descuentos masivos, por lo que se recomienda que antes de aplicar el descuento masivo, emitir el informe que arroja el cálculo de cuentas mensuales y revisar cual es el descuento máximo que se puede hacer de acuerdo al valor de los consumos.

Si una vez hecho el o los descuentos, recalcula las cuentas de agua, entonces deberá volver a repetir el proceso de los descuentos masivos o individuales, ya que al reprocesar el sistema recalcula todo los valores y para ello elimina el cálculo anterior.

Una vez finalizado el o los descuentos, puede emitir las boletas o facturas.

Para cambiar de documento tributarios, debe ingresar al sistema y en la carpeta de registros buscar la opción de “Empalme”. Dentro de esa opción busque el cliente, luego seleccione el empalme de ese cliente y presione el ícono de modificar. Al presionar el ícono modificar se habilitarán los campos y ud. podrá seleccionar Factura, para cambiar de Boleta a Factura, o deseleccionar Factura para poder cambiar de Factura a Boleta.

Se debe tener en cuenta que para que la cuenta corriente no se vea alterada, al efectuar el cambio de boletas a facturas o de facturas a boletas, deben estar pagadas hasta el último documento emitido, de lo contrario se desajustará la cuenta corriente.

La numeración de los documentos tributarios electrónicos, DTEs, y boletas electrónicas no deben ser modificadas una vez que dichos documentos han sido enviados al SII y esta institución los haya recibido e informado su estado, pues estaríamos alterando un documento legal  y en consecuencia cometiendo algún tipo de falta que podría traer consecuencias legales.

Por otra parte la numeración del documento electrónico tiene incorporado la firma electrónica con que el SII verifica su legalidad y si alteramos la numeración podría no corresponder a dicha firma, ya que cada CAF tiene una firma diferente.

Si mi APR emite un certificado por el Sistema EasyWay APR, debe ir al sistema, carpeta Registro, opción “Pago de Cuentas”. En la parte de abajo de la pantalla hay unos botones, el botón cuya imagen es un sobre es el que corresponde a Certificados. Haga click en el botón y siga los pasos que le aparecerán en la pantalla.

Una vez que estén las nuevas tarifas aprobadas por quienes correspondan, es momento de ingresarlas al sistema. Para ello vaya a la carpeta Registro, opción “Tabla de Tarifas”, seleccionar el ítem de la tarifa vigente que se quiere cambiar. Una vez que se visualice el ítem, debe editarlo y colocarle fecha de término de la vigencia. Luego grabar.
Una vez realizado esto, puede ingresar la nueva tarifa para ese ítem, seleccionando el botón de “Nuevo”

Para obtener el Listado de clientes y subirlos a la Web debe ir al menú de Listados y seleccionar Listado Socios/Usuarios. A continuación le aparecerá una pantalla donde debe seleccionar si son socios o usuarios, vigente y si quiere el listado por Rut , Nombre, Apellido Paterno o por Dirección.

Hecho esto debe hacer click en la planilla Excel, y le apareceré un mensaje donde debe seleccionar “Listado para subir a la Web”. Finalmente, le aparecerá otro menú donde debe seleccionar según corresponda. Por ejemplo, si es la primera vez que hace esto, entonces debe escoger a opción todos los Socios/Usuarios.

Sí, todos los clientes que tienen acceso a su cuenta en el sitio web pueden ingresar su lectura a través de el. Para ello debe ingresar a su cuenta en el sitio web y encontrarán en el menú de su lado izquierdo la opción “Lecturas”. Allí deben ingresar el número de cliente, la lectura y una foto del medidor.

Posteriormente, el comité o la cooperativa bajan la lectura para validarla e ingresarla al sistema.

Sí, todos los clientes que tienen acceso a su cuenta en el sitio web pueden ver sus documentos electrónicos emitidos, los pueden imprimir y si desean enviárselos al correo si lo tienen registrado.

Para ello se deben identificar con su Rut y contraseña, con lo que podrá acceder a sus documentos de los últimos 13 meses.

 También pueden pagarlos si el APR tiene activado la opción de Transbank.

Si quiere modificar la dirección del Empalme, que es el Cliente de nuestro sistema, debe modificar la dirección en la sección de empalmes. Si quiere modificar la dirección del dueño del empalme, debe cambiar la dirección en la sección de Usuarios/Socios.

Si usted cambia la dirección en la opción Socios/Usuarios, no cambiará en el Empalme y viceversa

No. Los pagos sólo pueden ser eliminados por el o las personas que el gerente o presidente de la cooperativa estime conveniente.

La autorización que tiene un usuario para eliminar pagos dependerá del nivel de seguridad que se le haya autorizado, el que generalmente es definido por una instancia superior y debe quedar estipulado en un correo electrónico, donde el presidente o gerente soliciten el perfil adecuado.

Si el saldo de un cliente se encuentra pegado o sale un consumo futuro que no corresponde, debe primero recopilar toda la información al respecto, y posteriormente llamar a Soporte Cyma para poder gestionar la reparación de la información.

La dirección del Socio/Usuario en una y la dirección del empalme es otra. Sin embargo, muchas veces coinciden, pero cuando se habla generalmente de que es la 2da vivienda del Socio/Usuario, su dirección puede diferir de la del empalme, dependiendo donde quiera que le llegue su boleta o factura.

Sin embargo si el Socio/Usuario cuenta con más de un empalme, entonces si uno de los empalmes tiene la misma dirección que la del Socio/Usuario, la dirección de los otros empalmes será distinta de la dirección del Socio/Usuario. 

Recordar que los CAF son los códigos de autorización de folios que se deben solicitar al SII para los documentos tributarios electrónicos y boletas (afectas o exentas) electrónicas.

Para llevar a cabo esta acción se debe ingresar al SII, autenticarse con certificado digital, dirigirse a los Servicios online, seleccionar Factura Electrónica o Boleta de Ventas y Servicios Electrónica, según corresponda. Luego seleccionar Sistema de Facturación de Mercado, Timbraje Electrónico y finalmente la opción de solicitar timbraje electrónico. Con esto se le abrirá una página donde debe ingresar el Rut de la empresa solicitante y el tipo de documento. Siga las instrucciones del SII que aparecerán en pantalla y descargue el archivo.

Si, ingrese al Sistema EasyWay Agua Potable, sección de Registros, Pago de Cuenta.

Seleccione el cliente y la boleta /factura que quiere reimprimir el recibo y presione el ícono que tiene un clip. Siga las instrucciones que le van a aparecer.

Una vez procesado y antes de emitir las boletas o facturas de agua, debe ingresar los descuentos. Para ello ingrese al Sistema de Agua Potable, en la carpeta Procesos busque la opción de Descuentos Varios, y complete según se solicita.

Una vez realizado esto, se emiten las boletas.

Ingrese al Sistema EasyWay Agua Potable, Carpeta Listados, Subsidios Vigentes. Luego ingrese los datos de la ciudad y la comuna, y elija las opciones que ahí le aparecen. Una vez completado los datos, puede sacar un listado impreso o enviar la información a una planilla excel.

Sí, se puede registrar la fecha real de la transferencia en el sistema. Al momento de registrar el pago de la cuenta de agua y seleccionar el medio de pago como “Transferencia”, el sistema le ofrecerá ingresar la fecha real de la transferencia y en qué línea de la cartola se encuentra especificado.

Hay que destacar que una fecha es la fecha en que se registra el pago y la otra fecha es la fecha real de la transferencia.

Para dar de baja o eliminar un consumo futuro que no corresponde, en primer lugar, debe tener el nivel de seguridad que autoriza a la persona que va a llevar adelante dicha eliminación.

Luego, se debe ingresar en la opción “Pagos (Varios-Certificados-Gastos)” que se encuentra en la carpeta Registros y seleccionar la opción de Pagos Anticipados. A continuación, haga click en el botón Ingresar o Nuevo; con ello se habilitará el campo que indica la caja que emitió el recibo o comprobante del consumo futuro, la que se indica en el número del comprobante y se ubica antes del guión (ejemplo: Comprobante 5 – 1234, corresponde al recibo número 1234 de la caja 5), e indicar el número del comprobante. Para continuar presione la tecla Enter. Con esto se desplegará el consumo futuro que se encuentra ingresado. A continuación, presionar el botón que representa un papelero y siga las instrucciones que le presentará esta opción.

Una vez ingresada todas las lecturas y antes del proceso de facturación, es conveniente verificar que no haya faltado registrar alguna lectura a algún empalme, por lo que se debe revisar si existe algún empalme sin lectura. Para ello, ejecutamos el Sistema EasyWay Agua Potable, luego seleccionamos la carpeta “Listados” y ejecutamos la opción “Lista de Empalmes sin Lectura”. Hecho esto, se abrirá una pantalla donde debe ingresar la ruta a consultar y si desea realizar la consulta por fecha exacta o por mes, obteniendo de esta forma un documento que contiene la identificación de aquél o aquellos empalmes que no disponen de lectura para el mes consultado.

Para ingresar una multa al sistema se debe operar la opción “Multas Varias” , que se encuentra en la carpeta Registros, seleccionar la persona y empalme a la que se le cargará la multa y seguir con el ingreso de los datos tales como descripción de la multa o cargo monto, mes de cargo y todo aquello que sea necesario agregar para su correcta ejecución.  La multa debe ser ingresada antes de realizar el proceso de cálculo de facturación.

Para recuperar el recibo de una boleta de incorporación o materiales, debe ingresar al menú del mismo nombre en la carpeta de Registros, ingresar los datos del Rut y Emplame, luego identificar el tipo de documento y su número. Una vez realizado esto, se habilitará el  botón:

Seleccione el botón y siga los pasos. Una vez finalizado, podrá recuperar el recibo que andaba buscando.

Para generar una incorporación, debe ir a Registros, Incorporación y Materiales. Ingrese el RUT y luego seleccione la opción “Nuevo”:

Agregue el empalme e indique si se realizará una Incorporación o un documento por materiales. Complete los campos solicitados, y si el cliente le va a pagar en una sola cuota la Incorporación, debe cerciorarse colocar este monto en la opción de “Contado”, de lo contrario, le generará un convenio de incorporación por el saldo pendiente.

Ingrese a la carpeta de Registros, opción Subsidios. Presione el ícono de mantenimiento:

Para dar de baja un subsidio debe ubicarlo y para ello dispone de 3 posibilidades:

i) Por la ruta y correlativo del cliente

ii) Por Beneficiario (Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno)

iii) Por Propietario del Empalme (Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno)

Si el cliente tiene más un subsidio, escoja el que quiere dar de baja. A continuación aparecerán todos los datos del cliente, y en donde sale la “Fecha de Término”, debe colocar la fecha en que termina el subsidio, y en “Decreto Extinción” debe colocar el decreto que corresponde junto con la fecha del mismo. Finalmente, presionar el botón de ”Guardar”.

Sí, por lo menos todas las semanas se debe realizar un respaldo de las bases Generalsist y Serapotable, y almacenarlo en un dispositivo externo.

Si los saldos de los clientes salen negativos, debe contactarnos inmediatamente para hacer la corrección respectiva.

Si no sale el recibo, debe contactarnos inmediatamente para poder resolver este problema. Generalmente esto se produce cuando un pago ha sido mal ingresado.

Sí, usted debe informarnos periódicamente los socios/usuarios nuevos para poder subirlos a la web (www.cyma.cl/dte/nombrecooperativa) y así ellos puedan ver sus documentos tributarios electrónicos y/o boletas a través de internet. Para ello, en la opción Listado, socios/usuarios puede sacar el listado para subir los socios/usuarios nuevos a la web.

Si bien la normativa del SII exige un mínimo de 3 meses, en el sitio web se aloja la información de los DTE y Boletas de 12 meses corridos.

Si cambia el logo de su comité o cooperativa, debe enviarnos un correo a soporte@cyma.cl indicando la existencia de la modificación y adjuntando el archivo para poder actualizarlo en la web www.cyma.cl/dte/nombrecooperativa  y en su sistema de facturación para que se genere el nuevo impreso con el logo correcto.

Si cambia el representante legal de un comité o cooperativa de agua potable rural, el representante debe realizar el cambio en las oficinas del SII que le corresponda, y posterior a ello, si es quien va a autorizar y enviar los Documentos Tributarios Electrónicos al SII, debe comprar el certificado digital correspondiente y ser un autorizado en el SII para ello. Se recomienda dar de baja los permisos que tenía en anterior representante legal. Adicionalmente, debe realizar el cambio en el Sistema EasyWay Agua Potable o contactarnos a soporte@cyma.cl para realizar las modificaciones correspondientes en el sistema.

Si usted exporta un convenio o listado y no aparece el documento correctamente, entonces es muy probable que la plantilla donde se muestra la información se encuentre corrupta. Por ende, le solicitamos que nos contacte para poder reemplazarla.

Cada vez que una nueva persona sea autorizado por el comité o cooperativa a utilizar el sistema Easyway Agua  Potable, se debe solicitar la creación del perfil al correo de soporte@cyma.cl. El perfil debe estar entre los rangos 2 a  5 según la responsabilidad que la persona tendrá.

Si Ud. va a salir de vacaciones o se va ausentar de sus labores un tiempo, es 100% recomendable que la persona que lo va a reemplazar en la operatividad del Sistema EasyWay Agua Potable, tenga su propia contraseña. Esto debido a los movimientos que se generan en el sistema que siempre quedan bajo el rut de la persona que ingresó. Por lo tanto, para mantener la trasparecía es importante que cada persona que tenga acceso al sistema posea su propia contraseña o password, en caso de no contar con ella debe solicitarlo al correo soporte@cyma.cl.

Los CAF de las Notas de Crédito, tienen una duración de 6 meses. Por lo que es importante que Ud. lleve el control respecto de la cantidad de folios que le quedan y cuando vencen.

Si Ud. cambia la password al computador debe ponerse en contacto con nosotros ya que debemos actualizarle los servicios que tiene instalado para el envío de los documentos tributarios electrónicos y boletas electrónicas, de manera contraria, estos servicios no funcionarán y por ende no se les enviarán los documentos al Servicios de Impuestos Internos.

El Certificado Digital es el carnet de identidad virtual de cada persona o empresa o representante legal. Este archivo electrónico, puede ser transportado por correo electrónico o en un pendrive y, entrega un nivel adicional de seguridad y privacidad al contribuyente en la realización de los trámites y transacciones por internet.

El Certificado Digital permite a los contribuyentes:
i) ingresar e inscribirse en uno de los dos sistemas de facturación electrónica.
ii) realizar consultas, declaraciones y rectificatorias de manera segura y privada en el sitio web del SII.
iii) Firmar electrónicamente los documentos tributarios, dándoles mayor autenticidad.
iv) Realizar operaciones en otras organizaciones y empresas.

Este certificado tiene fecha de vencimiento, por lo que debe estar atento en caso de que tenga que enviar documentos tributarios electrónicos o boletas electrónicas al Servicio de Impuestos Internos (SII) y se encuentre con su certificado vencido.

Existe una lista en el SII de proveedores de Certificado Digital
(https://www.sii.cl/servicios_online/1039-certificado_digital-1182.html)

Fuente: https://www.sii.cl/factura_electronica/certificado_digital.htm

La password del sistema se cambia cada 90 días o según nuestro cliente lo solicite. Si necesita cambiar su password en algún momento diferente al anterior, nos debe contactar para poder darle una password temporal y así ud. después pueda cambiarla.

Cuando a un empalme se le hace cambio de medidor, los pasos a seguir en el Sistema EasyWay Agua Potable son los siguientes:

1.- Ingresar la última lectura del medidor que se va a dar de baja.
2.- Dar de baja el medidor saliente con la fecha que corresponde a la última lectura.
3.- Ingresar o dar de alta el medidor nuevo en el empalme que corresponde junto con su lectura.
inicial y la fecha del siguiente día en que se dio de baja el medidor saliente.
4.- Cuando vaya a hacer el proceso de calculo de cuenta de agua, ingresar la lectura correspondiente del medidor nuevo.

Si, todos los clientes pueden ver sus boletas a través de internet. Basta ingresar al sitio www.cyma.cl/dte/nombrecooperativa (según le fue asignado) con su rut y contraseña y podrán revisar sus boletas, cumpliendo así la normativa impuesta por el SII. Es por ello que es de suma importancia que nos contacten cada vez que envíe un documento electrónico o boleta al SII para poder subirlos a la web.

El cliente, del comité o de la cooperativa, que ingresa por primera vez al sitio debe identificarse con su Rut sin puntos y con guión y dígito verificador e ingresar como clave los 4 últimos dígitos de su Rut, el sistema le indicará que debe ingresar una clave propia para acceder a sus documentos la que debe tener a lo menos 6 caracteres que pueden ser números y letras en donde las mayúsculas y las minúsculas son diferentes aun cuando sea la misma letra.

Ejemplo para ingreso inicial:
ID USUARIO 96619910-5
CONTRASEÑA 9910

Del mismo modo las cooperativas o comités pueden ver las boletas de todos sus clientes en la misma dirección web.

Se debe respaldar por lo menos una vez al mes después del proceso de facturación, las bases de datos y los archivos XML generados junto con su TrackID. Para las cooperativas y/o comités que tienen bastante movimiento entre cada proceso de facturación, ideal sería que los respaldos se realizaran todas las semanas.

Esto respaldos se deben hacer en una carpeta que contenga la fecha y en un dispositivo externo, es decir, un pendrive, CD o disco duro externo.

La situación óptima para los respaldos es que debe haber tres copias, de las cuales una está en operación, otra en respaldo en algún medio externo dentro de las oficinas y un tercero guardado fuera de las oficinas, de acuerdo a las prácticas de seguridad para los sistemas de información.

Recuerde que lo único que Cyma S.A. no puede recuperar son los datos de los clientes, ya que estos sólo se encuentran en las instalaciones del comité o cooperativa.

Los archivos XML deben ser respaldados ya que cada uno de ellos los genera nuestro Sistema EasyWay de Facturación Electrónica y es donde se encuentra toda la información que contiene la factura, boleta, nota de crédito o Consumo de Folios, además, incluye la información del certificado electrónico que se utilizó para firmar el documento. Esto le permite al SII y al receptor de la información, validar el proceso e indicar que el documento no ha sido intervenido.

Además, debe tener la posibilidad de acceder a estos archivos XML en caso de que el SII se los solicite. Estos archivos son los respaldos contables, los que se deben almacenar por al menos 5 años.

El respaldar los archivos XML es el equivalente a disponer de la copia de los documentos que se emitían en papel autorizado y timbrado por el SII, antes de que entrara en vigencia los documentos tributarios electrónicos.

De acuerdo a lo informado por el SII, se debe conservar en forma electrónica (XML) tanto los documentos tributarios electrónicos emitidos,  como los recibidos, para los efectos de respaldar las operaciones registradas en su contabilidad.

Al igual que en el caso de los documentos electrónicos emitidos, aquellos que son recibidos, reemplazan a los documentos que se recibían de los proveedores en papel, timbrados y autorizados por el SII.

En el formato impreso de los DTE (documentos tributarios electrónicos), debe ir impresa según la norma del SII el código de barras bidemensional (2D),  simbología PDF417, la que contiene información del Timbre Electrónico.

La información incluida en el Timbre Electrónico es la siguiente:

1. Versión del timbre electrónico
2. Rut del Emisor
3. Tipo de Documento
4. Número de Folio
5. Fecha de emisión
6. Rut del Receptor
7. Razón Social Receptor
8. Monto total
9. Descripción del primer Item del Detalle
10. Fecha y hora de generación del timbre electrónico,
11. Código de Autorización de Folios (proporcionado por el SII)
12. Algoritmo de firma (Hash y encriptación) que se usó en la firma con que generó el timbre
13. Firma digital sobre los datos anteriores, con la llave privada entregada por el SII para dicho propósito

Es necesario hacer 2 tipos de respaldos. El primero, es respaldar las bases principales, el cual debiese ser 1 vez a la semana, y el segundo es el respaldo a todo lo que involucra la facturación electrónica, el cual debe hacerse como mínimo cada vez que se haga el proceso de facturación mensual.

Cuando se agrega o elimina información de la base de datos, Access no reutiliza los espacios, por lo que al compactar una base de datos permite que estos se reacomoden reutilizando los espacios vacíos, ordena los registros y mejora el rendimiento de la misma.

Para compactar una base de datos de Access lo puede hacer a través de nuestro Utilitario Compactación, según documento que se encuentra en la carpeta Utilitario.

 Si, es posible prepagar los convenios o adelantar el pago de las cuotas. Para ello debe ir a la carpeta Registro, opción Pagos anticipados Cuota Convenios.

La evolución de las empresas involucra crecimiento y mayores requerimientos de información, es por ello que el desarrollo de los sistemas de apoyo también requieren evolucionar permanentemente lo que lleva a la incorporación de datos cuyo origen, hasta ese minuto, no se había considerado y por lo tanto se requiere la incorporación o modificación de las tablas que componen una base de datos.
Cuando existen versiones nuevas de nuestros sistemas, a veces se requiere trasladar los datos ya existentes a una nueva base de datos que incorpora los cambios, por lo que el objetivo principal de este procedimiento es llevar la información desde la base existente en el equipo o computador, a la nueva base que se provee con la actualización.
Es muy importante hacer este procedimiento, ya que de lo contrario la ejecución de la nueva versión podría tener dificultades en su funcionamiento al no accesar a una base de datos que cuente con todas las tablas y todos los campos necesarios.
Cualquiera de las bases de datos que hayan sido proveídas por Cyma S.A. podrán ser niveladas por este utilitario, lo que significa que otras bases construidas en Access, no podrán ser niveladas por este utilitario.
Para nivelar una base de datos proveída por Cyma S.A., siga las instrucciones que se detallan en el archivo “Nivelación de Base.pdf” que podrá encontrar en la carpeta Utilitarios de nuestro sistema.

La decisión de respaldar depende de lo crítico de la información y la importancia de los archivos.
En el caso de los documentos tributarios electrónicos y las boletas, son de vital importancia para la operación de cualquier negocio, por lo tanto, es importante cada vez que se emita un documento y éste es aceptado por el SII y una vez enviado al cliente, generar un respaldo del mismo. En el caso de nuestro sistema, el respaldo se hace sobre una base de datos a la que llamamos histórica, base que va acumulando periódicamente todos los documentos electrónicos y boletas emitidos y aceptados por el SII.

Si quiere comprimir una base de datos y lo hace a través de la aplicación de Winrar, siga estos pasos:
Seleccione la base de datos, luego con el botón derecho del mouse elija la opción “Añadir al archivo…”, coloque el nombre con el que desea llamar el archivo comprimido y presione el botón aceptar. Realizado esto, le aparecerá el archivo con un ícono de libros y extensión rar que indica que está comprimido y finalizada la tarea.